POSTA ELETTRONICA CERTIFICATA: PER LE SOCIETA' SCADENZA 29 NOVEMBRE

Il  DL 185/2008 convertito nella L. 2/2009 ha previsto per le Società costituite prima  del 29 novembre 2008 l’obbligo di comunicare ed iscrivere il proprio indirizzo di Posta Elettronica Certificata (PEC) Entro il 29 novembre 2011.
Ricordiamo a tutte le Società che, l’omessa segnalazione al Registro Imprese del proprio indirizzo di Posta Elettronica Certificata (PEC) entro il termine sopra indicato, attiverà, in capo ai Legali Rappresentanti, una sanzione amministrativa ai sensi di quanto previsto dall’art. 2630 del C.C. (da 206 a 2.065 euro).
Cos’è la PEC, quali attenzioni avere, come attivarla.
La Posta Elettronica Certificata è un sistema di posta elettronica (e-mail), che consente di inviare documenti informatici fornendo anche la certificazione dell’invio e dell’avvenuta o mancata consegna, ma anche del contenuto del messaggio scambiato tra il mittente e il destinatario.
Se entrambe le caselle di posta elettronica, sia quella del mittente sia quella del destinatario, sono caselle P.E.C., il messaggio viene ad avere lo stesso valore legale della tradizionale raccomandata con avviso di ricevimento.
Le caratteristiche della P.E.C. infatti, definite nel Decreto del Presidente della Repubblica 11.2.2005 n. 68 e nei collegati documenti tecnici, consentono a questo sistema di garantire un servizio più completo e sicuro, unendo l'immediatezza nella consegna tipica della e-mail, alla validità legale. Infatti le ricevute (di invio e di consegna del messaggio) rappresentano una prova legale opponibile a terzi che il messaggio inviato è giunto a destinazione.
A questi si uniscono la certificazione del contenuto del messaggio trasmesso (nella raccomandata A/R tradizionale viene certificata la spedizione/ricezione ma non il contenuto) e la sicurezza, dato che i messaggi viaggiano su canali sicuri e vengono "firmati" alla sorgente e verificati a destinazione, in modo da garantirne l’inalterabilità.
Un altro vantaggio è l'economicità: a parte gli ovvi costi di connessione (ormai presente nella quasi totalità delle aziende), per la P.E.C. si paga solo il canone annuo per l'attivazione del servizio.
La casella di P.E.C., quindi, potrà essere utilizzata come una normale casella di posta elettronica, ma anche per effettuare tutte quelle comunicazioni “ufficiali” per le quali il mittente vorrà avere delle evidenze con valore legale dell’invio e della consegna del messaggio.
Le modalità di accesso sono infatti simili a quelle della tradizionale e-mail, ma i messaggi inviati con la posta certificata viaggeranno “imbustati”: il contenuto del messaggio non è infatti nel messaggio stesso, ma è inserito in un allegato che dovrà essere aperto a parte dal destinatario.
Si tratterà quindi di adattarsi ad una gestione dei messaggi scambiati un po’ più complessa rispetto a quella di una normale casella: ai messaggi veri e propri, come abbiamo visto, si sommano i messaggi di servizio relativi alle varie notifiche di consegna e/o di ricezione. Tali notifiche devono essere conservate come prova, proprio come siamo abituati a fare da sempre con le ricevute e le cartoline di ritorno in una normale raccomandata A/R.

Ma come funzionano le certificazioni del traffico e-mail?
Nel momento in cui l’utente invia il messaggio, riceve una prima ricevuta di accettazione con relativa attestazione temporale, da parte del proprio Gestore di P.E.C. Questa ricevuta costituisce prova legale dell’avvenuta spedizione del messaggio (ma ovviamente non della consegna al destinatario).
Quando il messaggio arriva nella casella del destinatario, il suo gestore di P.E.C. invia al mittente la ricevuta di avvenuta (o mancata) consegna, con l’indicazione di data ed orario, indipendentemente dalla visualizzazione del messaggio da parte del destinatario.
Nel caso in cui il mittente inavvertitamente perda o cancelli le ricevute di invio del messaggio, potrà rivolgersi al proprio Gestore di P.E.C. il quale, per legge, è obbligato a registrare ed archiviare tutte le operazioni per un periodo di 30 mesi. La traccia informatica di queste operazioni consente la riproduzione, con lo stesso valore giuridico, delle ricevute di invio.
Più volte abbiamo scritto che la P.E.C. è un ‘futuro presente’. Ne siamo convinti. Infatti, se per gli imprenditori individuali non sono ancora previsti obblighi di dotarsi di P.E.C. (anche se volendo possono averla ed utilizzarla), tutte le società dovranno dotarsene entro il 2012. Per le nuove imprese costituite in forma societaria, invece, la P.E.C. è già un presente, perchè devono obbligatoriamente indicarla nella domanda di iscrizione al Registro delle imprese.
Per attivare la casella di Posta Elettronica Certificata è necessario seguire le istruzioni contenute nel sito o nel manuale operativo del Gestore scelto. Solitamente la procedura consiste nella compilazione di un ordine on line in cui vanno inseriti i propri dati.
Inoltre, è necessario l’invio, a mezzo fax, della copia della carta d’identità del Legale Rappresentante dell’impresa e di una dichiarazione sostitutiva di certificazione della partita IVA. Nelle 48 ore successive al pagamento vengono consegnati al cliente i dati per accedere alla casella di P.E.C.
Una sezione dedicata a normativa e regole di utilizzo si può trovare nel sito internet del CNIPA (Centro nazionale per l’informatica nella Pubblica amministrazione: www.digitpa.gov.it ), sito nel quale è anche pubblicato ed aggiornato l’elenco dei gestori abilitati per il servizio di P.E.C.
Il costo varia ovviamente per ciascun operatore abilitato, ma solitamente è fissato tra i 5 ed i 50 euro all’anno, anche in base ai servizi offerti (capacità di memoria, quantità di spazio a disposizione, servizio di avviso con sms, filtri antivirus, antispam, etc.).

Per gli Associati Confartigianato la PEC di Impresa Semplice gratuita
La Confartigianato nazionale e Telecom Italia hanno firmato un accordo che permette agli imprenditori associati di usufruire gratuitamente fino alla fine del 2011 del servizio di posta elettronica certificata (PEC) di Telecom Italia. La specifiche tecniche della PEC  @ticertifica.it sono le seguenti:
- spazio casella illimitato, sia in ricezione, sia in invio;
- rubrica PEC della Pubblica Amministrazione disponibile on-line;
- allegati fino a 30 MB;
- possibilità di invio fino a 50 destinatari contemporaneamente;
- archivio di sicurezza fino a 24 mesi ( con avviso dei messaggi in scadenza), oltre ad ulteriori 6 mesi di tracciamento attività;
- funzionalità di Salva e Stampa Messaggio;
- avviso di ricezione ed inoltro messaggi ricevuti verso 2 caselle di posta elettronica ordinaria;
- avviso di ricezione mediante Sms, con possibilità di inserire fino a 3 numeri di cellulare diversi.
La PEC @ticertifica.it è disponibile per tutti gli Associati, attraverso una semplice procedura di attivazione.

Per informazioni ed approfondimenti è possibile rivolgersi presso gli uffici della Confartigianato a:

Uffici di Ravenna ed Alfonsine:
Tania Menghi, Patrizia Bardi - Tel. 0544.516180 - 0544.516153

Ufficio di Cervia:
Anna Vaccaro - Tel. 0544.71945

Ufficio di Russi:
Daniela Castellari - Tel. 0544.580103

Ufficio di Bagnacavallo:
Rossella Galanti - Tel. 0545.61454

Ufficio di Lugo:
Danilo Savioli, Carla Nerozzi - Tel. 0545.280611

Ufficio di Faenza
Rosa Mattioli, Katia Lasi - Tel. 0546.629711