LIBRO UNICO DEL LAVORO RIEPILOGO ADEMPIMENTI

Il Legislatore e il Ministero del Lavoro hanno disciplinato gli obblighi di tenuta, conservazione ed esibizione del libro unico del lavoro. Vediamo qui di seguito alcune particolarità.
Esibizione:
Il datore di lavoro che ha istituito il LUL deve essere in grado di esibirlo tempestivamente (e cioè prima che l'ispettore proceda alla redazione del "verbale di primo accesso ispettivo") agli organi di vigilanza nel luogo in cui si esegue il lavoro, quando si tratta di sede stabile di lavoro. Il datore di lavoro è ammesso ad esibire il libro unico via fax o per posta elettronica.

Per l'individuazione della sede stabile (con riferimento, ovviamente, alle sole aziende multilocalizzate) soccorre il criterio definitorio elaborato dal Legislatore (D.M. 9-7-2008), secondo cui deve considerarsi "sede stabile di lavoro" soltanto quella articolazione autonoma della impresa, stabilmente organizzata, che si presenta idonea ad espletare, in tutto o in parte, l'attività aziendale e risulta dotata degli strumenti necessari, anche con riguardo alla presenza di uffici amministrativi.

E ancora, il Vademecum del Ministero precisa che per sede stabile di lavoro si intende quella articolazione stabile (e pertanto non mobile) dell’impresa in cui, pur in assenza di personale prettamente amministrativo e di completa autonomia amministrativa, sussistano comunque mezzi idonei a garantire la consultazione del Libro Unico del Lavoro (ad esempio fax, posta elettronica) e personale di coordinamento idoneo ad interloquire con gli organi di vigilanza.

In caso di attività mobili o itineranti, le cui procedure operative comportano lo svolgimento delle prestazioni lavorative presso più luoghi di lavoro nell'ambito della stessa giornata o sono caratterizzate dalla mobilità dei lavoratori sul territorio, il LUL deve essere esibito, dal datore di lavoro che lo detenga nella sede legale, entro il termine assegnato nella richiesta espressamente formulata a verbale dagli organi di vigilanza.

Infine, i consulenti del lavoro e gli altri professionisti abilitati, nonchè i servizi e i centri di assistenza delle associazioni di categoria, devono esibire il LUL dagli stessi detenuto non oltre quindici giorni dalla richiesta espressamente formulata a verbale dagli organi di vigilanza.

Diversamente, essi possono essere sanzionati se non hanno opposto un "giustificato motivo" ostativo o impeditivo.

L’inosservanza delle disposizioni in ordine all’obbligo di esibizione del LUL comporta l’applicazione di sanzioni pecuniarie amministrative; non è ammesso il ricorso alla diffida obbligatoria, trattandosi di condotta commissiva, materialmente insanabile.

Conservazione

Il datore di lavoro ovvero il consulente del lavoro, i professionisti autorizzati o i servizi e centri di assistenza delle associazioni di categoria che detengono il libro hanno l'obbligo di conservare il LUL per la durata di cinque anni dalla data dell'ultima registrazione o dalla messa in uso e di custodirlo nel rispetto delle previsioni contenute nella legge sulla privacy.

La conservazione si riferisce (anche) al Libro Unico del Lavoro in caso di cambio di sistema o di modalità della tenuta.

La legge prevede che la mancata conservazione del Libro unico per il periodo indicato è punita con la sanzione pecuniaria amministrativa da euro 100 a euro 600.

La diffida obbligatoria è inapplicabile, in ragione della insanabilità della inosservanza.

Il Ministero del lavoro ha inoltre chiarito che la mancata conservazione secondo le norme a tutela della privacy sarà sanzionata in base alle previsioni di cui al D.Lgs. n. 196/2003.

Alcune precisazioni sulla tenuta

Come regola generale, il Legislatore ha previsto in capo a tutti i datori di lavoro, fatta eccezione per i datori di lavoro domestici, l’obbligo di istituire il libro unico del lavoro (di seguito LUL). Il LUL è un documento obbligatorio che svolge la essenziale funzione di documentare a ogni singole dipendente lo stato effettivo del rapporto di lavoro. Attesta, inoltre, agli organi di vigilanza lo stato occupazionale dell’impresa.

Circa il luogo di tenuta del libro unico, si osserva che lo stesso non deve coincidere più come avveniva con riferimento al libro matricola (abrogato), con il luogo di esecuzione del lavoro.

Ad oggi, si prevede che, alternativamente, il LUL possa essere custodito

a) presso la sede legale dell’impresa

b) presso lo studio del consulente del lavoro/professionista abilitato allo svolgimento dell’esercizio della professione di consulente del lavoro a norma della legge n. 12 del 1979

c) presso i servizi e i centri di assistenza alle associazioni di categoria delle imprese artigiane e delle altre piccole imprese, anche in forma cooperativa.

In merito al concetto di “sede legale dell’impresa”, il Ministero del lavoro ha avuto modo di precisare che non si tratta di un concetto “rigido”. Ciò significa che si può legittimamente tenere il libro unico in luogo diverso dalla sede legale dell’impresa a condizione che l’esibizione del libro agli organi di vigilanza sia sempre agevolmente possibile, e cioè senza poter opporre alcuna eccezione relativa alla sede liberamente prescelta.

Per i gruppi di impresa si ricorda che la società capogruppo può essere affidataria di tutti gli adempimenti di cui all'art. 1 della legge n. 12 del 1979 per le società collegate del gruppo, ivi compreso l'affidamento della tenuta del LUL (art. 31, co. 1, D.Lgs. 10/9/2003, n. 276).

Per ulteriori informazione e/o approfondimenti, le imprese associate possono contattare gli uffici di Confartigianato.