WHISTLEBLOWING: DAL 17 DICEMBRE L’OBBLIGO SI ESTENDE ALLE AZIENDE CON PIÙ DI 49 DIPENDENTI

Il Decreto Legislativo n.24/2023 attua la Direttiva UE 2019/137 relativa alla protezione delle persone che segnalano violazioni del diritto dell’Unione e delle leggi nazionali, comunemente noto come 'Whistleblowing' (la denuncia di attività illecite o fraudolente).

Le disposizioni in materia di whistleblowing sono entrate in vigore dal 15 luglio 2023 per le aziende del settore privato che impiegano una media di almeno 250 lavoratori subordinati con contratti a tempo indeterminato o determinato nell’ultimo anno.

Dal prossimo 17 dicembre 2023, inoltre, queste norme si applicheranno anche alle imprese con più di 49 dipendenti. L’obbligo è esteso anche alle imprese che abbiano adottato il sistema di gestione 231/2001 a prescindere dal numero di dipendenti.

CHI SONO I SOGGETTI TUTELATI DALLA NORMA
Tutti i lavoratori subordinati, i lavoratori autonomi, i liberi professionisti, i volontari, i tirocinanti, gli azionisti, i candidati, gli ex dipendenti e coloro che ricoprono ruoli di amministrazione, direzione, controllo o vigilanza. Inoltre, la normativa si estende anche ai “facilitatori”, che possono essere colleghi, parenti o affetti stabili nell’ambito del medesimo ambito lavorativo, di chi effettua la segnalazione.

I CANALI DI SEGNALAZIONE INTERNA
Il decreto prevede che le organizzazioni private predispongano appositi canali di segnalazione interna che siano in grado di garantire la riservatezza della identità del segnalante e del contenuto della segnalazione, anche attraverso l’uso di strumenti di crittografia end-to-end.
Le segnalazioni possono essere fatte per iscritto o verbalmente. In quest’ultimo caso, ad esempio, attraverso un colloquio diretto, tramite linee telefoniche o sistemi di messaggistica vocale. Il soggetto o l’ufficio incaricato di ricevere le segnalazioni deve confermare il ricevimento della segnalazione entro 7 giorni e fornire una risposta entro 3 mesi.

IL CANALE DI SEGNALAZIONE ESTERNA
Il decreto prevede anche un canale di segnalazione esterna gestito dall’ANAC (Autorità Nazionale Anticorruzione) a cui il segnalatore può rivolgersi qualora il canale di segnalazione interno all’organizzazione non sia presente, o non sia attivo o non rispetti le prescrizioni previste.

SANZIONI E TUTELE
Il decreto sancisce il divieto di ritorsioni o discriminazioni nei confronti dei segnalatori. L’ANAC ha il potere di applicare sanzioni amministrative in caso di violazioni, tra cui l’omissione dei canali di segnalazione o l’ostacolo alle segnalazioni. La normativa protegge ulteriormente i segnalatori rendendo nullo il licenziamento in caso di segnalazione di violazioni.

TRATTAMENTO DEI DATI PERSONALI
Il decreto richiede che i trattamenti dei dati personali relativi alle segnalazioni siano conformi al Regolamento (UE) 2016/679 in materia di protezione dei dati (GDPR). Questo assicura che le informazioni dei segnalatori siano trattate in modo sicuro e rispettoso della privacy.
Tuttavia, in termini di privacy, ci sono altri aspetti cruciali da considerare. Prima di tutto, è obbligatorio aggiornare il registro dei trattamenti per includere questa specifica attività, in piena conformità con le direttive del GDPR. Questo processo richiede una dettagliata annotazione delle modalità di raccolta, conservazione e trattamento dei dati relativi alle segnalazioni di whistleblowing.
Inoltre, è essenziale fornire tutte le informazioni sulla privacy aggiornate in merito al whistleblowing a tutti i soggetti interessati. Questo garantisce trasparenza e conformità con le leggi vigenti, assicurando che le informative privacy delineino chiaramente i diritti e le protezioni fornite ai segnalanti.

VALUTAZIONE DI IMPATTO
Un altro aspetto importante è la redazione di una valutazione d’impatto sulla protezione dei dati (DPIA), un documento che il titolare del trattamento deve redigere se il trattamento dei dati può comportare un rischio elevato per i diritti e le libertà delle persone. Questo è particolarmente rilevante nel caso delle attività di whistleblowing, poiché il DPIA permette di valutare accuratamente le misure da adottare per garantire la compliance con il GDPR.

LETTERA DI INCARICO
La gestione del canale di segnalazione e di tutte le attività correlate deve essere affidata a soggetti adeguatamente formati che possono essere interni o esterni all’organizzazione ai quali deve essere conferito un incarico formale attraverso una lettera di incarico che deve essere sottoscritta per accettazione dall’interessato.
Se l’azienda decide di affidare la gestione del canale a un responsabile esterno, questo deve essere nominato come responsabile del trattamento, in piena conformità con le disposizioni del GDPR. Il contratto tra l’azienda e il gestore/fornitore deve chiaramente dettagliare i compiti e le responsabilità dello stesso a garanzia della sicurezza dei dati e la conformità normativa. Sarà fondamentale stabilire procedure di sicurezza e audit per monitorare le attività del fornitore.

Da queste disposizioni si desume l’importanza di garantire la protezione dei dati personali in tutte le fasi del processo di whistleblowing, e che le segnalazioni siano gestite in modo sicuro e conforme alla legge sulla privacy.

COME ADEGUARSI ALLA NORMATIVA WHISTLEBLOWING
La nostra Associazione può assistere le imprese nel percorso verso l’adeguamento alla nuova normativa.

In caso di necessità è possibile rivolgersi a Maurizio Cottignola maurizio.cottignola@confartigianto.ra.it – tel. 0545.280631 – 335./7173127.